理由書

○○の発送ミスについて

平成○年○月○日、○○商事納入の○○1×××個分について発送ミスが発生しました。

　厳密な調査の結果、発送責任者○○が出張中の為、代理の○○△△が初歩的な勘違いをしたことが判明いたしました。下記にその理由を報告いたします。

記　

一、ミスの内容

　○月○日、○○商事に○○商品○個、○○商品△個、○○商品×個を○○便にて発送いたしました。ところが先方では○○商品○個、○○商品○個を注文したとのことでありました。

二、抗議の内容

　○○商事では、○期恒例の大売り出しの準備を進めており、弊社の○○商品を目玉商品の一つに挙げ、特別注文をいただいておりました。また開店を間近に控え、各種メディアにおける広告も手を打ち、開店を待つのみだったということです。そこへ注文違いの○○商品が到着したのでお怒りにふれ、このような不始末では取引関係を断たざるを得ないということでした。

三、陳謝の内容

　当社の担当者が早急に○○商事の仕入れ担当者へ電話でお詫びをいたし、○月○日早朝、私が改めて先方へ出かけまして担当者および仕入れ部長にお詫びをいたし、早速、注文通りの品をお届けいたして開店ギリギリで間に合い、どうにか事なきを得ることができました。

四、ミス発生の原因

　通常は発送担当主任の○○○○が厳重チェックを行った上で、発送いたしております。

　しかし、当日は○○が出張しており、補佐主任の○○○○が業務を代行しておりました。このところ当社も○の○○品出荷で残業につぐ残業、○○も一生懸命に頑張っておりますが疲労しておりましたことは事実です。そのようなことからも○○商品と○○商品を間違えてしまったと思われます。当の本人は大変反省しております。

五、お詫び

　上記のようにさまざまな悪条件が重なって発生したミスではありますが、販売部長としては配慮に欠けるところがありました。深くお詫び申しあげますと同時に、二度とこのようなことを起こさないよう深く反省いたします。

平成○年○月○日

○○○○営業所長

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○○○ 印

○○○○株式会社

○○○○殿